Vous avez pensé à chaque détail pour l'organisation de votre cousinade, le groupe projet en a validé les principaux points. Tout est prêt, du moins en théorie ! Car maintenant, il faut mettre tout cela en pratique et pour cela, il vous faudra de l'aide, beaucoup d'aide. Bien sûr, il y a le groupe projet et vous. Mais êtes vous certain que ce sera suffisant ?

Le groupe projet a également droit aux plaisirs dela cousinade et ne pourra réaliser seul les nombreuses tâches de la journée.

Vous, il faut vous faire une raison, vous devrez être partout, tout superviser du matin au soir, pour éviter le moindre accroc. Votre "sacrifice" est le gage de la réussite de la journée.

Bien entendu, cela est valable pour les grosses cousinades de plusieurs centaines de personnes. Pour des cousinades plus réduites, le groupe projet devrait suffir à l'organisation.

Mais quelles sont donc ces tâches pour lesquelles il vous faudra de l'assistance ? Pour répondre à cette question, je vous propose de prendre exemple sur notre cousinade. Il s'agit bien entendu d'un exemple, cette liste n'est donc pas exhaustive, elle dépend des choix d'organisation que vous aurez arrêtés pour votre propre cousinade.

La préparation de la salle : La veille et le matin, il faudra dresser les tables, mettre les couverts, décorer, mettre en place les différentes expositions généalogiques pour notre cousinade, 15 personnes ont été nécessaires.

la confection des bouquets : Une table est bien plus jolie, agrémentée d'un bouquet de fleurs, En fonction de l'ampleur de votre manifestation, cette tâche pourra prendre pluslieurs heures. 7 personnes ont réalisé les bouquets de notre cousinade.

La préparation de l'exposition : Dans notre cas, l'exposition comportait une partie sur la généalogie : arbres, actes et photos, ainsi qu'une partie sur les objets liés au monde rural de nos ancêtres. Si la partie généalogique était plus du domaine des organisateurs, Il a fallu identifier parmi les cousins ceux qui possédaient des objets anciens et les inviter à exposer ces objets. Une dizaine de personnes a participé à cette tâche.

Le balisage de l'itinéraire : Certains cousins viennent de loin, et ne connaissent pas la région. Il faut donc baliser l'itinèraire jusqu'à la salle. Pour baliser l'itinèraire entre la sortie d'autoroute la plus proche et la salle, une équipe de deux personnes a été mise en place.

La préparation de la messe : Peux-être souhaitez-vous débuter votre cousinade par une messe en souvenir des defunts de votre famille ? Dans ce cas, il est bon de prévoir 3 ou 4 personnes, pour la lecture des différents textes et prières. Bien entendu, cela ce fera en collaboration avec l'équipe liturgique de la paroisse.

La préparation du repas : Le repas est certainement un moment phare de la journée, cette tâche doit donc être réalisée avec le plus grand sérieux. S'agissant d'une tâche contraignante et pour laquelle il faut un certain savoir faire, nous avons fait appel à des professionnels. Deux traiteurs, ont préparé la nourriture et sur place, une équipe de 5 personnes embauchées pour l'occasion a travaillé à la préparation des assiettes. Cette équipe a également été renforcée par des volontaires de la famille.

L'accueil des invités : Pour la remise des badges et dossiers d'accueil, 8 personnes ont été mobilisées.

Le service de l'apéritif : Pour notre cousinade, il a été servi à table. Il s'agissait d'une sangria préparée la veille par quelques volontaires. Le jour même, une dizaine de personnes a servi cette sangria à table.

Le service au buffets : Le personnel de service recruté pour la cousinade a été assité de deux personnes par buffet, soit au total 8 volontaires.

Le débarassage des tables et la vaisselle : Cette tâche s'est déroulée en plusieurs étapes : tout d'abord, nous avons demandé à nos cousins de bien vouloir rassembler la vaisselle en bout de table, puis une équipe (5 personnes) s'est chargée de transporter cette vaisselle en cuisine à l'aide de chariots. Enfin, le personnel recruté s'est chargé de laver la vaisselle.

Le nettoyage de la salle : Une dizaine de personnes ont été identifiées pour replier les tables, rassembler et ranger les tables et les chaises et également balayer la salle.

Il ne s'agit ici que d'exemples basés sur notre propre cousinade et qu'il faudra, bien entendu, adapter à votre projet. Cependant une constante demeure, ces équipes d'assistance doivent être préalablement idientifiées. Chacun doit savoir ce qu'il aura à faire et comment il devra le faire.

Cela nécessite donc de prévenir ces personnes de leur rôle, d'en obtenir l'accord et, le cas échéant, de les réunir préalablement pour leur exposer ce qu'elles auront à faire et préciser le lieu et l'heure de rendez-vous quand ce sont des tâches en amont de la cousinade.

Par exemple, pour l'accueil des invités de notre cousinade, nous avions identifié une équipe de jeunes chargés de la remise des badges. Une réunion préparatoire avec ces jeunes a été organisée pour leur expliquer en détail leur rôle et leur préciser l'heure de rendez-vous à la salle. Cette réunion a également été l'occasion d'assembler les 510 badges.

Bien entendu, le jour venu, vous n'aurez aucun mal à trouver des volontaires spontannés pour vous aider dans les différentes tâches et c'est tant mieux. Mais dites-vous bien que le secret de la réussite c'est de tout prévoir à l'avance, pour éviter le petit grain de sable qui vient gripper les rouages.