Le troisième courrier

Nous sommes maintenant à deux mois minimum du grand jour, toute l'organisation est en marche et vos nerfs sont mis à rude épreuve pour que tout soit prêt en temps et en heure. Il faut pourtant garder la tête froide pour que tout ce passe bien et songer à accueillir comme il se doit vos 100, 200 ou 500 invités.

Votre troisième et dernier courrier est la première phase de cet accueil. Il doit apporter la réponse à toutes les questions que se posent vos cousins. Où se trouve exactement la commune ? Dans cette commune, où se trouve la salle ? A quelle heure sommes nous attendus ? Y a-t-il un parking à proximité ? Peut-on coucher le petit dernier dans un endroit calme ? Comment se passera l'accueil ? Que va t-il se passer durant la journée?

Si vous ne pouvez ou ne souhaitez pas tout dévoiler du programme de la journée, il est en tout cas important d'apporter des réponses précises à un certain nombre de points qui faciliteront l'arrivée et l'accueil de chacun.

Il faut tout d'abord bien préciser où se passe la cousinade et fournir un plan d'accès détaillé. Si vos invités viennent de loin, ce plan d'accès doit les guider de la sortie de l'autoroute la plus proche jusqu'à la salle.

Dans le cas ou le lieu retenu présente des difficultés de stationnement, préciser sur le plan l'emplacement du parking le plus proche.

Vos cousins ne connaissent personne, informez-les dans ce courrier qu'un stand d'accueil sera mis en place, qu'ils pourront y retirer un badge à la couleur de leur famille, et qu'un membre de l'équipe projet de leur famille (badge de même couleur) sera la pour les acueillir personnellement et répondre à leurs questions quant à l'organisation de la journée.

Bien entendu, avant de terminer ce courrier, vous n'oublierez pas de demander à chacun de vos invités de vous faire parvenir le solde de sa participation, il faut en effet éviter au maximum de percevoir ces participations à l'accueil le jour de la cousinade, ce qui compliquerait considérablement le travail de vos charmantes hôtesses.