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Que ce soit pour faire connaître votre projet, inviter vos cousins, lancer les demandes de participations ou donner les informations pratiques sur le grand jour, le courrier sera le principal mode de communication avec tous vos cousins. Combien de courrier faut-il réaliser ? Comment les éditer et router ces courriers ? Quel tarif d'affranchissement ? C'est ce que vous découvrirez dans les lignes qui suivent. |
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En principe, le nombre de ces courriers ne devrait pas être inférieur à 3, vous verrez que chacun d'eux répond à un objectif bien précis et trouve donc tout naturellement sa place dans le planning d'organisation de la cousinade. |
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Objectif |
Date d'envoi |
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Courrier 1 |
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Informer tous les cousins du projet et recueillir les intentions de participation (voir le détail) |
J - 18 mois |
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Courrier 2 |
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Premier appel de fond, pour couvrir les frais engagés et confirmation de la date et du lieu (voir le détail) |
J - 12 mois |
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Courrier 3 |
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Second appel de fonds et envoi de informations pratiques (plan d'accès, horaires d'accueil.) (voir le détail) |
Au plus tard J - 2 mois |
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Une variante consisterait à faire 4 courriers, le troisième étant réservé au second appel de fonds 6 mois avant, et le quatrième à l'envoi des informations pratiques 1 mois avant la cousinade. |
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Mes activités professionnelles (Je fais partie des gens qui inondent vos boites à lettres de courriers publicitaires) m'ont appris depuis longtemps l'intérêt de la personnalisation des courriers. Personnaliser un courrier sert à créer une relation de confiance entre vous et le lecteur. Cette relation de confiance est un atout indispensable pour convaincre le lecteur de l'intérêt de votre offre, ici de votre invitation. Imaginez un seul instant qu'une personne que vous ne connaissez pas vous aborde dans la rue en vous disant "Bonjour, Madame, Monsieur". Prêteriez-vous attention à ses propos ? |
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C'est à peu prés la même chose dans un courrier. Que pensera en effet cette cousine célibataire qui ne vous connaît pas si vous vous adressez à elle en écrivant "Chère cousine, cher cousin". ? Elle pensera certainement "Tiens, voici une lettre circulaire envoyée à des centaines de personnes". |
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Réservez donc le "Chère cousine, Cher cousin" aux couples et préférez vous adresser à votre cousine en lui disant "Chère cousine" elle en sera certainement surprise si elle ne vous connaît pas, cela piquera sa curiosité et il y a de fortes chances pour qu'elle se plonge immédiatement dans la lecture de votre courrier. |
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Nous avons vu dans la partie informatique l'intérêt de bénéficier d'un logiciel de généalogie qui permette d'exporter les données vers un logiciel de bureautique. Tous les traitements de textes permettent en effet de tester une donnée (ici le sexe de l'individu) pour personnaliser un mot, un accord ou une phrase complète. |
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Attention, la personnalisation ne fait pas tout, encore faudra t-il que le contenu de votre courrier soit intéressant pour convaincre votre lecteur. (voir dans le paragraphe précédent le détail de l'objectif du courrier 1 par exemple) |
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Vous verrez, (cela aussi, je l'ai fréquemment vérifié dans mon métier) que malgré tous vos efforts pour réaliser un coupon réponse facile à compléter, nombreuses seront les réponses illisibles ou incomplètes. S'il s'agit de questions annexes, ce n'est pas dramatique, mais s'il s'agit des données qui doivent vous permettre d'identifier le répondant, cela devient beaucoup plus délicat. Quoi de plus frustrant en effet que de recevoir une réponse positive, sans pouvoir identifier son expéditeur. |
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Il est très simple de résoudre ce problème, et vous pouvez le faire de deux façons : |
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Pour notre cousinade, nous avons préféré cette seconde solution et avons affecté à chaque cousin un numéro. Notre ancêtre Pierre Joseph a eu 8 enfants dont 7 ont eu des descendants soit 7 branches : l'aîné s'appelle Jean Baptiste, donc à tous ses descendants est affecté un numéro qui commence par JB puis un numéro de série. Soit JB01 pour le premier, JB02 pour le second et ainsi de suite jusqu'au dernier. Ce système présente un double avantage, il permet de réduire le temps de personnalisation du coupon qui se limite à 4 ou 5 caractères par cousin et il permet d'identifier tout de suite la branche d'appartenance du répondant ce qui facilite le pointage des réponses et l'organisation de la relance. |
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Si votre famille est nombreuse, à 3 francs (0.46 euros) ce poste peut rapidement devenir important. Sachez cependant qu'il est possible de faire partir vos courriers en écopli : 2.70 francs (0.41 euros) ou de bénéficier de réduction tarifaires de la poste. Mais attention, ces réductions tarifaires ne sont pas accordées aux particuliers. Pour bénéficier de ces réductions, il vous faudra donc vous constituer en association et votre courrier devra répondre à certaines exigences de la poste : |
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Ce tarif spécial de La Poste fait partie de la gamme POSTIMPACT Pour tout savoir sur les conditions d'accès à ces tarifs vous pouvez consulter le site de La Poste, en cliquant sur ce lien. POSTIMPACT |
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La première consiste à personnaliser
le coupon réponse en y faisant figurer le nom et prénom
de votre cousin.