Le second courrier

Tous vos invités ont répondu au premier courrier, vous savez maintenant combien de cousins seront présent pour le grand jour. Vous avez reservé votre salle, et vous connaissez le budget néccessaire pour l'organisation de la journée.

Votre objectif est maintenant de confirmer à vos cousins que le projet verra le jour, de leur annoncer le lieu et la date afin qu'il puisse prendre les dispositions pour être disponibles et bien entendu demander à ce que chacun verse un premier acompte.

C'est un moment délicat dans la communication avec vos cousins, car vous le savez bien, le montant de l'acompte qui sera demandé peut faire revenir certaines personnes sur leur intention de participer (personnes à faible revenus et familles nombreuses)

De plus, à partir du moment ou une somme d'argent est demandée, certains de vos cousins, peut être ceux que vous connaissez le moins, sont en droit de se méfier. Il est vrai que de nos jours, les arnaques en tout genre sont légion et que l'on est jamais trop prudent.

Il faut donc dans ce second courrier aborder l'aspect participation budgétaire de la façon la plus transparente possible. Il est facile de présenter au dos du courrier ou sur une feuille annexe, le montant des dépenses engagées ou à venir, en citant les principaux postes, de présenter le nombre de participants à la cousinade et par une simple division de justifier le prix demandé.

Bien entendu, ce courrier sera porteur d'un coupon réponse de versement et d'inscription définitive. Il faudra y mentionner une date limite de retour afin que vous puissiez d'une part effectuer la relance des éventuels retardataires et d'autre part arrêter définitivement le nombre de participants.

Dans le courrier précédent, vous avez demandé aux cousins qui résident assez loin du lieu de la cousinade si vous deviez faire pour eux une recherche d' hébergement. En toute logique, vous devriez dans ce second courrier leur faire part du résultat de vos recherches et du coût pour ceux qui souhaitaient un hébergement à l'hotel ou en chambre d'hôtes. En effet, pour eux, ce coût vient s'ajouter au montant de leur participation et constitue donc un paramètre important quant à leur participation à la cousinade.