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Quel que soit le nombre de vos invités, l'accueil est une phase essentielle. Vos cousins arrivent de toutes les régions de France ou du monde, se connaissent peu ou pas et vont pourtant vivre ensemble une journée complète. Il faut que tout se passe bien et que les contacts se fassent rapidement. |
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L'accueil de vos invités peut se faire en deux temps : |
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Le stand d'accueil |
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En début et pendant la cousinade |
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Remettre les badges : Chaque invité recevra à son arrivée, un badge précisant son nom et son prénom. L'objectif n'est pas d'étiquetter les gens, mais de leur permettre de mieux se repérer parmi tous ces cousins qu'ils ne connaissent peut-être pas. A cet effet, et pour faciliter les contacts, chaque branche familiale recevra un badge de couleur différente. Dans notre cas, il y aura donc 7 couleurs de badges. |
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Remettre le dossier familial : Il s'agit de remettre un minimum d'information sur la généalogie de la famille, les membres de la branche de chaque invité, le programme de la journée et éventuellement permettre à chacun de commander les photos qui seront prises durant l'évènement ainsi qu'une monographie complète de la famille. Ce document est présenté plus en détail dans la section souvenirs. |
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Vérifier que tous soient à jour de leur règlement afin de respecter le budget établi. Pour cela, la liste de chaque poste d'accueil précisera le montant que devait payer la personne, le montant des acomptes versés et, le cas échéant, le solde à régler. |
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Plus le public de votre cousinade est nombreux, plus l'organisation est facteur de succès, il faut en effet éviter les embouteillages et énervements à l'entrée de la salle. |
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Etant donné le nombre de nos invités (510) nous avons divisé l'accueil en 4 stands. Une liste alphabétique des invités a été réalisée puis découpée en 4 listes de tailles identiques. Ces stands étaient situés dans le hall à l'entrée de la salle, ce qui fait que chaque invité passait immanquablement devant. |
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Chaque stand a reçu sa liste d'invités et les badges correspondants. |
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Au dessus de chaque stand, un panneau présentait la première et la dernière lettre des patronymes gérés par le stand. |
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En fonction de son nom et en se repérant aux panneaux, chaque invité savait ainsi à quelle stand s'adresser pour retirer son badge. |
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Une hôtesse était affectée à chaque poste et, bien entendu, une hôtesse supplémentaire était prévue afin de guider les invités ayant du mal à comprendre l'organisation de l'accueil. |
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Pour ne pas compliquer l'accueil de nos invités, éviter les files d'attente sur les stands et dégager le hall dès la remise du badge, nous avons installé la remise des dossiers familiaux sur un dernier stand à l'entrée de la salle, dès la sortie du hall. |
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Pour chaque invité qui entrait dans la salle et se présentait sur ce stand, l'hotesse vérifiait la présence du badge et lui remettait le dossier correspondant au numéro de badge. Vous verrez en effet à la section souvenirs que les dossiers étaient personnalisés par famille. |
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Toute réunion commence par un discours, et vous n'y manquerez pas. Tout d'abord pour remercier vos invités, ensuite pour préciser le programme de la journée et enfin, pour faire une présentation orale de l'arbre familial descendant. |
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Remercier vos invités : Tous ont pris un peu de leur temps pour vivre ensemble une grande journée à une époque ou les liens familiaux ont tendance à éclater, cela mérite d'être souligné. N'oubliez pas une mention particulière pour ceux qui viennent de loin ainsi que pour les doyens. Enfin, l'équipe projet sans qui rien n'aurait pu se faire doit faire l'objet d'un remerciement spécial. |
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Présenter le programme de la journée : vous l'avez peut-être précisé dans le livret d'accueil, mais n'hésitez pas à le rappeler en donnant le cas échéant des recommandations particulières pour que tout se passe pour le mieux. |
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Présenter l'arbre descendant : Depuis plusieurs mois, voire plusieurs années, vous travaillez sur la généalogie de la famille. Toutes les branches vous sont familières. Ce n'est pas le cas pour tous vos invités. Appuyez-vous sur les arbres que vous avez exposé pour tracer un rapide portrait de la famille, et invitez tous vos cousins à parcourir ces arbres. |
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Ils font partie intégrante du dispositif d'accueil de votre cousinade, leur rôle sera d'aller de l'un à l'autre de vos invités pour veiller à ce que tout se passe bien. Ils seront vos yeux et vos oreilles, vous ne pourrez être partout. |
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Pour qu'ils soient clairement identifiés par vos invités, munissez-les d'un badge spécial, aux couleurs de leur branche, mais portant un signe distinctif (taille plus importante, ou logo). N'oubliez pas de les présenter lors du discours d'accueil. |
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